Memahami Teknis Penulisan Press Release, Feature, dan Media Humas Lainnya

Press Release

Dalam jurnalisme, press release adalah salah satu teknik untuk mengumpulkan fakta. Ia diartikan wartawan sebagai siaran pers yang dikeluarkan oleh sebuah lembaga, sebuah organisasi atau seorang individu secara tertulis untuk media massa. Dengan pengertian semacam ini, ia dipandang wartawan sebagai kumpulan fakta yang mewakili kepentingan lembaga, organisasi atau individu. Tidak berlebih-lebihan bila tidak banyak media massa yang bersedia menyiarkan press release secara utuh.

Sebagai sebuah teknik pengumpulan fakta, kedudukan press release sama saja dengan

kedudukan teknik pengumpulan fakta yang lain, seperti wawancara, observasi dan konperensi pers. Artinya, tidak ada keharusan bagi sebuah media massa untuk menyiarkan semua fakta yang tercantum dalam press release. Lebih dari itu, tidak ada keharusan bagi sebuah media massa untuk menyiarkan press release. Jika sebuah media massa merasa bahwa press release yang ia terima dari sebuah lembaga, sebuah organisasi atau seorang individu sarat dengan kepentingan atau tidak mengandung makna bagi banyak orang, media massa tersebut tidak akan sungkan “melupakan” press release yang diterimanya. Ini menunjukkan bahwa tidak mudah menulis press release yang bisa disiarkan media massa.

Press Release sendiri mempunyai pengertian informasi dalam bentuk berita yang dibuat oleh Public Relations (PR) suatu organisasi perusahaan yang disampaikan kepada pengelola pers atau redaksi media massa (tv, radio, media cetak, media online) untuk dipublikasikan dalam media massa tersebut. Maka dapat dikatakan bahwa Press Release merupakan salah satu media untuk menginformasikan hal-hal baru mengenai perusahaan atau organisasi yang belum diketahui oleh public (Soemirat dan Ardianto,2004).

---

Persamaan antara press-release dan berita :

1.      Merupakan informasi yang ditujukan untuk khalayak.

2.      Harus mengandung news-values yang dapat menarik perhatian khalayak.

3.      Menuntut adanya teknik penulisan tertentu, seperti 5W+1H.

Features

Feature bukanlah press release yang panjang melainkan suatu bentuk tulisan yang sangat berbeda dengan manfaat, nilai, dan karakteristik tersendiri.Feature merupakan artikel tentang sebuah cerita yang menganalisis berita, menghibur, atau menceritakan manusia, atau benda didalam dan diluar berita (Itule dan Anderson, 2003:461).

Feature tidak dimaksudkan untuk menyampaikan berita untuk pertama kalinya atau segera.

Feature biasanya ditulis untuk suatu isu tertentu dari surat kabar, majalah, atau jurnal. Jika ditulis dengan baik, kemungkinan feature tidak perlu diedit.Sebuah artikel memiliki ruang yang substansial dan biasanya di indeks.

Dibandingkan dengan penulisan press release, proses penulisan feature lebih memakan biaya,

waktu dan tenaga. Dikarenakan banyaknya waktu yang digunakan untuk mendapatkan izin menulis subjek jika ada pihak lain yang terlibat, negosiasipublikasi dengan editor, mengumpulkan data dan informasi, menulis artikel, dan mengecek draft dari pihak yang member informasi.

Asep Syamsul M. Romli menjelaskan bahwa dari sejumlah pengertian feature yang ada, dapat ditemukan beberapa ciri khas tulisan feature, antara lain:

1. Mengandung segi human interest

Tulisan feature memberikan penekanan pada fakta-fakta yang dianggap mampu menggugah emosi—menghibur, memunculkan empati dan keharuan. Dengan kata lain, sebuah feature juga harus mengandung segi human interest atau human touch—menyentuh rasa manusiawi. Karenanya, feature termasuk kategori soft news (berita ringan) yang pemahamannya lebih menggunakan emosi. Berbeda dengan hard news(berita keras), yang isinya mengacu kepada dan pemahamannya lebih banyak menggunakan pemikiran.

2. Mengandung unsur sastra

Satu hal penting dalam sebuah feature adalah ia harus mengandung unsur sastra. Feature ditulis dengan cara atau gaya menulis fiksi. Karenanya, tulisan feature mirip dengan sebuah cerpen atau novel—bacaan ringan dan menyenangkan—namun tetap informatif dan faktual. Karenanya pula, seorang penulis feature pada prinsipnya adalah seorang yang sedang bercerita.

Jadi, feature adalah jenis berita yang sifatnya ringan dan menghibur. Ia menjadi bagian dari pemenuhan fungsi menghibur (entertainment) sebuah surat kabar.

Backgrounders

Backgrounders (tulisan latar) merupakan tulisan yang biasanya menyertai release. Backgrounders bersifat melengkapi informasi yang tidak tersampaikan lewat press release karena ketebatasan ruang di media massa. Backgrounders ini berisi informasi tentang segala hal yang melengkapi release, misalnya tentang perusahaan, karyawan, informasi-informasi yang berkaitan dengan peristiwa yang di releasekan atau topik-topik yang relevan yang bisa menjadi data tambahan bagi pers.

Backgrounders bersifat lebih panjang dan isinya lebih umum daripada press release. Contohnya press release tentang pengumuman marger dua perusahaan yang terdiri dari dua halaman, mungkin tidak dapat mendeskripsikan secara panjang lebar tentang perusahaan-perusahaan yang terlibat dalam merger. Sedangkan 4 sampai 5 halaman bacgrounders bisa menyediakan informasi lebih lengkap kepada editor tentang sejarah, visi-misi, prestasi-prestasi, budaya perusahaan ataupun aktivitas perusahaan-perusahaan itu.

Whitepaper

Merupakan sebuah dokumen teknis yang menjelaskan produk atau jasa kepada orang-orang yang belum familiar dengan produk atau jasa tersebut sementara itu, Fery Marshal menyatakan bahwa whitepaper merupakan pernyataan perusahaan mengenai cara penyelesaian masalah.

Salah satu rahasia whitepaper adalah menyadari bahwa publik mencari informasi yang cepat, akurat, dan bukan merupakan tulisan ilmiah. Biasanya whitepaper hanya terdiri dari satu halaman, rata-rata hingga 3-5 halaman. Menulis surat whitepaper tidak memerlukan waktu yang lama dan dapat digunakan kembali jika diinginkan.

Brosur

Brosur (Brochure) adalah selebaran cetakan satu halaman kertas yang terlipat dua atau lebih, berisi keterangan, informasi, atau gambaran tentang sebuah perusahaan, instansi, produk, atau jasa, atau bisa juga berisi sebuah ide dan kegiatan.

Jenis selebaran promosi sejenis brosur adalah booklet, yakni buku kecil tanpa jilid/cover berisi informasi dan gambar tentang suatu produk atau jasa. Bisa juga terdiri dari beberapa lembar kertas sehingga menyerupai buku. Penyebarannya sama dengan brosur, yakni dibagi-bagikan langsung kepada publik.

Sarana promosi mirip brosur adalah flyer, pamflet, leaflet, atau poser, yakni lembaran utuh tanpa lipatan/tidak terlipat. Pamflet (ukuran satu halaman kertas print), leaflet (ukuran kertas kecil), dan poster (“surat tempelan”, ukuran kertas besar) disebarkan dengan cara ditempel. Flyer biasanya digantung.

Ada juga yang disebut folder. Bentuknya mirip map, namun berisi banyak informasi dan bagian dalamnya terdapat kantung untuk menyimpan aneka berkas seperti surat, brosur, leaflet, kartu nama, dan sebagainya. Folder dapat berfungsi sebagai tempat penyimpan berkas informasi atau promosi.

Brosur atau bentuk publikasi lain seperti handbook harus diatur dalam tata letak yang mengarahkan pembaca untuk mencermati informasi dari area yang dipahami ke area yang tidak dikenal sebelumnya. Keterbatasan ruang harus dilihat sebagai tantangan ke ahlian penulis.

Brosur memiliki dua fungsi utama. Pertama, brosur dirancang untuk menarik perhatian. Brosur memainkan kognisi dan emosi konsumen. Ketika melihatnya diatas meja display, pelanggan harus tertarik untuk mengambil brosur kemudian membaca isinya. Headline menjadi penting karena itulah yang pertama dibaca oleh kosumen.Dalamartian, brosur berfungsi merangsang keingintahuan konsumen danmenimbulkan hasrat untuk melakukan tindakan komunikasi yang lebih jauh.Gaya penulisan brosur biasanya merupakan kombinasi gambar dan tulisan singkat, yang langsung menuju keinti informasi.

Surat Pembaca

Surat Pembaca (letter to the editor) mirip siaran pers, terutama dalam hal teknis penulisan dan pengiriman. Yang membedakan adalah dalam hal isi dan tujuannya. Isi dan tujuan surat pembaca biasanya merupakan tanggapan, sanggahan, klarifikasi, atau penggunaan Hak Jawab dan Hak Koreksi atas informasi yang dinilai salah dan merugikan.

Surat pembaca berupa tanggapan, biasanya diawali dengan mengutip berita atau surat pembaca yang sebelumnya sudah dimuat, sehingga pembaca dapat mengetahui latar belakang masalah yang diklarifikasi.

Advertorial (adv)

Advertorial adalah bentuk periklanan yang disajikan dengan gaya bahasa jurnalistik. Advertorial berasal dari dua kata dalam bahasa Inggris Advertising dan  Editorial. Periklanan (advertising) adalah penyajian materi secara persuasif kepada publik melalui media massa dengan tujuan untuk mempromosikan barang atau jasa.  Editorial adalah pernyataan tentang opini yang merupakan sikap resmi dari redaksi.

Sifat Advertorial

Informatif : bersifat memberitahukan atau memperkenalkan produk, jasa, dan kegiatan yang ditawarkan. Advertorial informatif ini menggunakan gaya penulisan langsung (straight news).

Eksplanantif : bersifat menjelaskan dan menguraikan produk, jasa, dan kegiatan secara langsung.

Interpretif : bersifat menginterpretasikan informasi atas produk, jasa, dan kegiatan yang dilakukan dengan memberikan sejumlah komentar atau keterangan.

Persuasif : bersifat membujuk khalayak untuk mengikuti apa yang dikehendaki penulis.

Influentif : bersifat mendorong adanya aksi dari khalayak dan mengarahkan timbulnya tindakan.

Memuji : Bersifat memberikan pujian atas informasi yang diberikan agar khalayak menjadi tertarik.

Argumentatif : bersifat membuktikan sesuatu dengan pemberian argumen dan uraian-uraian analitis.

Eksporatif : bersifat mengungkap dan menjelaskan secara mendalam informasi yang diberikan pada khalayak. Lebih menjawab pertanyaan mengapa dan bagaimana.

  

Press Conference/Media Kit

Konferensi Pers (Press Conference) – undang media untuk menyampaikan informasi, dilakukan tidak rutin, insidental sesuai acara yang digelar, baik sebelum maupun sesudah kegiatan.

Media Kit adalah bahan tertulis sehingga kalangan pers memiliki data akurat dan lengkap sebagai bahan berita. Bahan tertulis ini bisa berupa siaran pers, susunan acara, makalah, artikel, feature, bosur, proposal, atau informasi lengkap tentang kegiatan –tujuan, jadwal, target, kepanitiaan, daftar pengisi acara, dsb.—dan dimasukkan dalam sebuah map atau amplop besar.

Newsletter

Newsletter secara harfiah artinya “laporan berkala” atau “surat berita”.Merupakan media informasi dan komunikasi internal sebuah lembaga, biasanya terdiri dari dua hingga delapan lembar kertas kwarto atau folio, tanpa cover seperti majalah atau buku.Isinya bervariasi mirip majalah, misalnya agenda dan berita kegiatan, artikel, feature, gambar, dsb.

Pada dasarnya, newsletter merupakan karya jurnalisitik yang berisi berbagai informasi yang berkaitan dengan aktivitas perusahaan dan anggota perusahaan. Newsletter kebanyakan tidak diperjual belikan (private publication). Tetap ada newsletter yang berlangganan terutama untuk eksternal. Bentuk penyajiannya bermacam-macam, dari yang mulai sederhana dan singkat (beberapa lembar saja) maupun yang lebih lengkap dan mendalam (seperti majalah atau tabloid). Newsletter juga menggunakan media internet, dikenal dengan “ezine” (electronic magazines) yang muncul di website perusahaan.

In House Magazine

Inhouse Magazine/Company Magazines adalah majalah internal sebuah lembaga/perusahaan. Desain atau tampilan dan rubrikasinya seperti majalah umum/komersil, namun isinya tentang informasi seputar “dapur” lembaga.

Mengelola Inhouse Magazine, juga Newsletter, sama dengan proses manajemen media massa pada umumnya, yakni melalui proses redaksional dan membutuhkan keterampilan meliput dan menulis berita layaknya wartawan.

Proses redaksional dimaksud adalah tahapan perencanaan (planing) –penentuan visi, misi, logo, moto, rubrikasi, editorial policy, dan style book; pengorganisasian (organizing) –penetapan susunan organisasi redaksi (pemred hingga reporter dan layouter); pelaksanaan (acting) –aktivitas jurnalistik seperti perencanaan liputan (rencana isi), peliputan, penulisan, editing, dan desain grafis, dan pengawasan (controling) –pengawasan dan evaluasi proses dan hasil kerja yang sudah dilaksanakan.

 

Laporan Tahunan (Annual Report)

Annual report adalah produk tulisan yang bertujuan untuk menyediakan informasi (khususnya untuk investor) mengenai data-data financial dan deskripsi tentang kegiatan operasional perusahaan. Ini sebagai informasi tentang kesehatan perusahaan dan sebagai bentuk pertanggung jawaban kepada investor dan penanam modal.

Dalam kenyataan, ada perusahaan yang memasukkan annual report ini di dalam company profile atau newsletter. Tetapi, annual report lebih baik dibuat secara terpisah sebagai suatu produk  publikasi tersendiri. Meskipun annual report ini bisa diperuntukkan untuk media, tokoh masyarakat, karyawan ataupun analis keuangan, namun secara khusus, ditujukan kepada para investor dan stokeholders. Jika annual report dibuat secara terpisah dengan company profile, agar tidak tumpang tindih, public relations perlu membuat batasan-batasan jelas tentang isi company profile dan annual report. Diharapkan annual report lebih banyak berisi informasi-informasi tentang kondisi keuangan dan operasional perusahaan yang berkaitan dengan pencapaian rugi laba. Bentuk annual report bermacam-macam. Bisa berukuran buku atau majalah.

Isi annual report biasanya mencakup informasi tentang :

1. Kondisi financial, termasuk laporan keuangan (laba-rugi)

2. Laporan dari pimpinan perusahaan (Direktur Utama atau Chef of Executive Officer) tentang kondisi operasional perusahaan dalam kurun waktu tertentu.

3. Deskripsi tentang perusahaan (corporate description), biasanya mencakup penjualan, posisi perusahaan dipasar, kegiatan-kegiatan pemasaran yang telah dilakukan dan aktivitas operasional perusahaan yang berkaitan dengan pencapaian laba-rugi.

4. Deskripsi tentang penggunaan modal dan implikasinya terhadap pengembangan perusahaan.

5. Pernyataan auditor (auditor’s statement) tentang kondisi keuangan perusahaan.

6. Preview tentang 5 sampai 10 tahun ke depan.